WiseWare
Plan a demo

PRIVACYVERKLARING

WiseWare.chat SaaS Platform

WiseWare BV – Privacyverklaring Versie 1.2 – 17 juni 2026

1. WIE WIJ ZIJN

WiseWare BV exploiteert WiseWare.chat, een private AI-assistent voor organisaties. Wij helpen organisaties eigen AI‑agents te configureren op basis van hun eigen bestanden en kennis. Wij voldoen aan de EU‑privacywetgeving, inclusief de AVG.

Rolverdeling:

  • WiseWare treedt op als Verwerker voor persoonsgegevens die in het WiseWare.chat‑platform namens klantorganisaties worden verwerkt (geregeld in de Data Processing Agreement/Verwerkersovereenkomst).
  • WiseWare treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke voor website‑interacties, zakelijke contacten, facturatie, support en servicecommunicatie.

Contact: [email protected] FG (Data Protection Officer): [email protected]

2. WELKE INFORMATIE WIJ VERWERKEN

Persoonsgegevens die wij verwerken

  • Accountgegevens: naam, e‑mail, authenticatiegegevens, voorkeuren, roltoewijzingen.
  • Platformgebruik: AI‑agentconfiguraties, gespreksessies, geüploade bestanden en mappen, gegenereerde content.
  • Technische gegevens: gebruikspatronen, prestatietelemetrie, beveiligingslogs (voor serviceverbetering en security).

3. HOE WIJ UW INFORMATIE GEBRUIKEN

Wij verwerken uw persoonsgegevens om:

  • functionaliteit van het AI‑agentplatform en gebruikersbeheer te leveren;
  • bestanden te verwerken en metadata te genereren voor AI‑ondersteuning;
  • gesprekken tussen gebruikers en AI‑agents te faciliteren;
  • klantenondersteuning te bieden en onze diensten te verbeteren;
  • beveiliging te monitoren en platformintegriteit te waarborgen;
  • website‑vragen te beantwoorden en service‑informatie te verstrekken.

Rechtsgronden (voor activiteiten als Verwerkingsverantwoordelijke): uitvoering van de overeenkomst (o.a. account en facturatie), gerechtvaardigde belangen (dienstverbetering, beveiliging, communicatie) en wettelijke verplichtingen (bijv. belasting en audit).

4. GEGEVENSBEVEILIGING

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

  • EU‑datastorage (binnen de EU/EER); AI‑model‑inference vindt plaats via EU‑API‑endpoints, zodat uw data voor inference niet buiten de EU/EER wordt verwerkt; uw data wordt niet gebruikt om externe AI‑modellen te trainen.
  • Versleuteling tijdens transport en in rust.
  • Volledige scheiding tussen klantorganisaties.
  • Veilige authenticatie en rolgebaseerde toegangscontrole.

5. BEWAARTERMIJNEN

  • Zakelijke data: tot verwijdering of 30 dagen na beëindiging.
  • Technische logs: maximaal 12 maanden.
  • Website‑analytics: tot 2 jaar.

6. AI‑VERWERKING

Wij gebruiken derde‑partij AI‑modellen (OpenAI, Anthropic, Google, Mistral AI) om custom agents aan te sturen en uw bestanden te verwerken. Deze modellen worden benaderd via EU‑API‑endpoints, zodat uw data binnen de EU/EER blijft. Wij treffen technische en contractuele maatregelen om te voorkomen dat uw data wordt gebruikt voor training van externe AI‑modellen.

Zie de actuele lijst met subverwerkers op wiseware.nl/legal/subprocessors.

7. UW RECHTEN

Het platform biedt selfservice‑mogelijkheden voor het beheren van uw data. Daarnaast heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering en dataportabiliteit. Neem contact op via [email protected] om uw rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen 30 dagen.

Voor data die wij als Verwerker namens uw organisatie verwerken, neemt u contact op met de beheerder of privacycontactpersoon van uw organisatie. Wij ondersteunen verzoeken en, waar passend, verwijzen deze door naar de Verwerkingsverantwoordelijke conform de DPA.

8. COOKIES

Wij gebruiken essentiële cookies voor platformfunctionaliteit (authenticatie, beveiliging, performance) en optionele analytische cookies om onze dienst te verbeteren. U kunt analytics via uw browserinstellingen beheren.

9. INTERNATIONALE DOORGIFTEN

Wij verwerken data binnen de EU/EER, inclusief AI‑model‑inference via EU‑API‑endpoints. Wij geven uw persoonsgegevens niet door buiten de EU/EER.

Zie de lijst met subverwerkers en de Data Processing Agreement voor details.

10. DELEN VAN GEGEVENS

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens uitsluitend met geautoriseerde subverwerkers, wanneer wettelijk vereist, of ter bescherming van veiligheid. Volledige scheiding wordt gehandhaafd tussen klantorganisaties.

Wij maken gebruik van geautoriseerde subverwerkers voor de dienstverlening; zie wiseware.nl/legal/subprocessors voor de actuele lijst. Voor platformverwerking namens Klanten geldt de Data Processing Agreement.

11. PRIVACY VAN KINDEREN

Ons platform is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik en niet gericht op kinderen onder de 16 jaar.

12. UPDATES

Deze Privacyverklaring kan worden bijgewerkt door publicatie van een nieuwe versie op wiseware.nl/legal. Voor serviceklanten volgen updates van opgenomen beleidsdocumenten de Master Subscription Agreement.

13. KLACHTEN

Neem contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via [email protected] of dien een klacht in bij uw lokale toezichthouder (Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens).

14. CONTACTGEGEVENS

Privacy‑vragen: [email protected] Functionaris Gegevensbescherming: [email protected] Algemene support: [email protected]

WiseWare BV Utrecht, Nederland KvK-nummer: 98236652 Versie 1.2 – 17 juni 2026

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle gebruikers van de WiseWare.chat‑website en de AI‑assistentplatformdiensten.