WiseWare
Plan a demo

DATA PROCESSING AGREEMENT (VERWERKERSOVEREENKOMST)

WiseWare.chat SaaS Platform

WiseWare BV – Data Processing Agreement (DPA) Versie 1.3 – 11 augustus 2026

Deze Data Processing Agreement (“DPA”) maakt onderdeel uit van de Master Subscription Agreement of een andere schriftelijke overeenkomst tussen WiseWare BV (“WiseWare”, “Verwerker”) en Klant (“Verwerkingsverantwoordelijke”) voor het leveren van WiseWare.chat‑diensten (de “Hoofdovereenkomst”). Deze DPA regelt de verwerking van Persoonsgegevens door WiseWare namens Klant.

1. DEFINITIES

  • “Diensten”: het WiseWare.chat‑platform en aanverwante diensten.
  • “Subverwerker”: derden die wij inschakelen om de Diensten te leveren.
  • “Account”: de abonnerende organisatie met volledige datascheiding (tenant‑isolatie).
  • “AI Agent”: intelligent container die specifieke bedrijfsfuncties en workflows aanstuurt.
  • “Sessie”: gesprekscontainer die een specifieke Gebruiker aan een AI Agent koppelt.
  • “Kennisbank”: georganiseerde mappen en bestanden met referentiemateriaal voor AI Agents.

Overige termen hebben de betekenis zoals gegeven in de AVG en de Hoofdovereenkomst.

2. REIKWIJDTE EN TOEPASSELIJKHEID

Deze DPA is van toepassing op alle Persoonsgegevens die WiseWare verwerkt in het kader van het leveren van de Diensten. Klant treedt op als Verwerkingsverantwoordelijke en WiseWare als Verwerker conform artikel 28 AVG.

De Diensten stellen Klant in staat om intelligente AI Agents in te zetten op basis van eigen kennisbanken, met veilige en aanpasbare AI‑ondersteuning voor specifieke bedrijfsbehoeften via sessiegebaseerde interacties.

3. VERWERKINGSBASIS EN DOELEINDEN

Wij verwerken Persoonsgegevens als uw verwerker voor: werking van het AI‑agentplatform, sessiegebaseerde AI‑interacties, beheer van bestanden en mappen binnen persoonlijke drives, gedeelde drives en sessiewerkruimten, gebruikersaccountbeheer, bestandsverwerking en metadatageneratie, systeemintegratie via MCP‑servers, supportdiensten en beveiligingsmonitoring.

Categorieën Persoonsgegevens en categorieën Betrokkenen staan beschreven in Bijlage A.

4. ONZE VERPLICHTINGEN

Naast de standaardverplichtingen voor verwerkers onder de AVG biedt WiseWare:

  • EU‑dataopslag: Klantdata wordt opgeslagen in de EU/EER. AI‑model‑inference vindt plaats via EU‑API‑endpoints, zodat Klantdata voor inference niet buiten de EU/EER wordt verwerkt. Klantdata wordt niet gebruikt voor training van externe AI‑modellen.
  • Volledige tenant‑isolatie: Gescheiden dataopslag die volledige scheiding tussen organisaties waarborgt.

5. VERWERKINGSINSTRUCTIES

Klant instrueert WiseWare om Persoonsgegevens te verwerken voor het leveren van de Diensten zoals beschreven in de Hoofdovereenkomst, waaronder:

  • Beheer van AI Agents en hun configuraties.
  • Verwerking van sessiegebaseerde interacties tussen Gebruikers en AI Agents.
  • Beheer van bestanden en mappen binnen persoonlijke drives, gedeelde drives en sessiewerkruimten.
  • Genereren en beheren van bestandsmetadata en geëxtraheerde tekstinhoud voor AI‑verwerking.
  • Faciliteren van systeemintegraties via MCP‑serververbindingen.
  • Genereren van documenten en rapporten via AI‑agentgesprekken.
  • Beheer van gebruikers‑toegangscontrole en systeemconfiguraties.

Aanvullende instructies vereisen schriftelijke overeenstemming. WiseWare informeert Klant indien instructies de toepasselijke privacywetgeving schenden.

6. BEVEILIGING

Wij hanteren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, waaronder EU‑hosting, versleuteling, toegangscontrole en tenant‑isolatie. Detailinformatie is op verzoek beschikbaar.

Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerkte Persoonsgegevens en het geven van gedocumenteerde verwerkingsinstructies.

7. SUBVERWERKERS

Klant verleent algemene schriftelijke toestemming aan WiseWare om Subverwerkers in te schakelen. WiseWare houdt een actuele lijst met Subverwerkers bij op wiseware.nl/trust/subprocessors. WiseWare informeert Klant over voorgenomen toevoegingen of vervangingen door de lijst ten minste 15 dagen vóór inwerkingtreding te updaten; de publicatiedatum geldt als kennisgeving. Klant kan binnen die termijn op redelijke privacygronden bezwaar maken. Indien partijen een bezwaar niet in goed overleg kunnen oplossen, mag Klant uitsluitend de getroffen Diensten beëindigen als enige remedie. In urgente gevallen die continuïteit of beveiliging raken, mag WiseWare de voorafgaande kennisgeving verkorten of niet toepassen en zal Klant onverwijld nader informeren. Derden die door Klant expliciet zijn geconfigureerd (bijv. door Klant gekozen integraties) gelden niet als Subverwerkers onder deze DPA. Wij zorgen dat met alle Subverwerkers verwerkersovereenkomsten met waarborgen conform artikel 28 AVG zijn gesloten en blijven aansprakelijk voor hun naleving.

8. RECHTEN VAN BETROKKENEN

Het platform biedt selfservice‑mogelijkheden voor databeheer. Wij ondersteunen AVG‑verzoeken binnen de wettelijke termijnen en verlenen redelijke bijstand bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s) en, waar vereist, voorafgaande raadplegingen bij toezichthouders. Voor complexe verzoeken die juridische analyse vereisen, kunnen vergoedingen voor Professionele Diensten in rekening worden gebracht.

9. INCIDENTEN EN NALEVING

Wij melden een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging nadat wij hiervan kennis hebben genomen, en verstrekken de informatie zoals vereist door artikel 33(3) AVG, gevolgd door updates zodra er meer details beschikbaar komen. Wij werken mee aan onderzoeken door toezichthouders, met behoud van datascheiding tussen klanten.

10. AUDITS

WiseWare stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en staat audits toe door Klant of een door Klant aangewezen onafhankelijke auditor, eenmaal per 12 maanden, tijdens kantooruren en met redelijke voorafgaande kennisgeving. WiseWare kan dit auditrecht invullen door actuele onafhankelijke derdenrapportages of certificeringen te verstrekken, waar beschikbaar. Audits mogen de bedrijfsvoering niet onredelijk verstoren, zijn onderworpen aan vertrouwelijkheid en worden beperkt tot hetgeen noodzakelijk is om naleving te verifiëren.

11. BEWAARTERMIJNEN

  • Accountdata: Tot beëindiging + 30 dagen exportperiode.
  • Gebruikersprofieldata: Tot beëindiging van het account of verwijdering van de gebruiker.
  • AI‑Agentconfiguraties: Tot verwijdering door Klant of beëindiging van het Account.
  • Sessiedata: Voor de levensduur van het Account of tot verwijdering door Klant.
  • Bestanden en mappen: Tot verwijdering door Klant (persoonlijke drives, gedeelde drives, sessiewerkruimten).
  • Gegenereerde metadata: Tot verwijdering van het corresponderende bestand.
  • Technische logs: Maximaal 12 maanden.

Na beëindiging heeft Klant 30 dagen om alle Accountdata te exporteren voordat verwijdering plaatsvindt. Na afloop van de exportperiode verwijdert WiseWare Persoonsgegevens, behalve waar wettelijke bewaarplichten gelden. Restant‑Persoonsgegevens in back‑ups worden in de reguliere back‑upcycli overschreven.

12. INTERNATIONALE DOORGIFTEN

Persoonsgegevens worden verwerkt binnen de EU/EER. AI‑model‑inference vindt plaats via EU‑API‑endpoints en WiseWare geeft geen Persoonsgegevens door buiten de EU/EER. WiseWare zorgt dat met alle Subverwerkers verwerkersovereenkomsten met waarborgen conform artikel 28 AVG zijn gesloten.

13. AANSPRAKELIJKHEID

Aansprakelijkheid wordt beheerst door de Hoofdovereenkomst en het toepasselijke Nederlandse recht.

14. DUUR EN BEËINDIGING

Deze DPA is van kracht gedurende de looptijd van de Hoofdovereenkomst. Beëindiging volgt de bepalingen van de Hoofdovereenkomst.

15. TOEPASSELIJK RECHT

Op deze DPA is Nederlands recht van toepassing.

BIJLAGE A: VERWERKINGSDETAILS

Betrokkenen

  • Admin‑gebruikers: medewerkers van Klant die AI Agents en systeemconfiguratie beheren.
  • Member‑gebruikers: medewerkers van Klant die AI Agents gebruiken voor bedrijfsassistentie.

Categorieën Persoonsgegevens

  • Accountdata: naam, e‑mail, authenticatie, roltoewijzingen, voorkeuren.
  • Agentdata: AI‑agentconfiguraties, gedragsinstructies, instellingen.
  • Sessiedata: gesprekken, samenvattingen, beoordelingen, gegenereerde documenten.
  • Bestandsdata: geüploade bestanden, metadata, mapstructuren, versiehistorie.
  • Integratiedata: verbindingen met en interacties met externe systemen.
  • Technische data: gebruikspatronen, logs, prestatietelemetrie (gerechtvaardigd belang).

Doeleinden van verwerking

  • Platformoperatie en AI‑agentfunctionaliteit.
  • Bestandsbeheer binnen persoonlijke, gedeelde en sessiewerkruimten.
  • Authenticatie en toegangscontrole voor gebruikers.
  • Dienstverbetering en beveiligingsmonitoring.

Bewaartermijnen

  • Alle zakelijke data: tot verwijdering door Klant of 30 dagen na beëindiging.
  • Technische logs: maximaal 12 maanden.

BIJLAGE B: SUBVERWERKERS

Huidige Subverwerkers

De actuele Subverwerkers en hun locaties worden gepubliceerd op wiseware.nl/trust/subprocessors en vormen onderdeel van deze DPA. Materiële wijzigingen conform artikel 7.

Categorieën:

  • Cloudinfrastructuur & hosting: applicatiehosting, databasestorage, back‑updiensten (EU/EER).
  • AI‑modellering: inference en tekstgeneratie via EU‑API‑endpoints (EU/EER).
  • Monitoring & analytics: performance‑monitoring en foutregistratie (EU/EER).
  • Communicatie & support: e‑mailbezorging en communicatiediensten (EU/EER).

WiseWare BV Utrecht, Nederland KvK-nummer: 98236652 Versie 1.3 – 11 augustus 2026

Deze Verwerkersovereenkomst waarborgt AVG‑conforme verwerking voor WiseWare.chat als gespecialiseerd private GPT‑platform met AI‑ondersteuning voor bedrijfsprocessen.